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28.06.2019

Verbundlösung für die digitale Archivierung rückt näher

Stadtarchiv Frankfurt (Oder) prüft Möglichkeiten

Am Mittwoch, 26. Juni 2019 fand eine Informationsveranstaltung der brandenburgischen Landesfachstelle für Archive und Öffentliche Bibliotheken in Potsdam statt. An dieser Veranstaltung nahmen auch Vertreterinnen und Vertreter des Stadtarchivs Frankfurt (Oder) teil.

Zwei im Archivwesen bekannte Softwarehersteller präsentierten ihre Produkte zur Erschließung digitaler Archivalien und Schnittstellen für die Kommunikation von Erschließungsinformationen zwischen zentral betriebenen digitalen Magazinen und Archivdatenbanken vor Ort.

Archivierung digitaler Daten

Täglich entstehen in den Verwaltungen digitale Unterlagen in E-Akten, als Dateiablagen in Netzwerkumgebungen oder als aggregierte Daten in Fachverfahren, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen den zuständigen Archiven angeboten werden müssen. Das betrifft auch die Daten, die nach Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) zu löschen sind. Denn die DSGVO korrespondiert mit der gültigen Archivgesetzgebung.

Im behördlichen Kontext bedeutet Löschung, dass nicht mehr benötigte Daten aus den aktiven Systemen entfernt werden und das Löschungssurrogat den zuständigen Archiven zur Bewertung anzubieten ist. Die Archive prüfen diese Daten auf den historischen Wert für die Nachwelt.

In der überwiegenden Zahl der Fälle sind diese Daten wenig gehaltvoll und werden datenschutzgerecht vernichtet, der verbleibende Rest wird durch den Bewertungsprozess zu Archivgut umgewidmet und unterliegt besonderem gesetzlichen Schutz. Diese archivwürdigen Daten für die nachfolgenden Generationen zu erhalten, erfordert technische und personelle Ressourcen, die nur durch enge Zusammenarbeit von Land und Kommunen geleistet werden können.

Da der Aufbau und der Betrieb von Rechenzentren für die Magazinierung digitaler Archivalien sehr kostenintensiv ist, schließen sich die Archivverwaltungen der Bundesländer in Verbünden zusammen. Das Brandenburgische Landeshauptarchiv und das Landesarchiv Berlin verhandeln derzeit den Betritt zum Magazinverbund „Digitales Archiv Nord“ (DAN), das von den Landesarchivverwaltungen Hamburgs, Bremens, Sachsen-Anhalts und Mecklenburg-Vorpommerns gemeinsam betrieben wird und das mit dem Magazinverbund „DIMAG“ der Landesarchivverwaltungen Baden-Württembergs, Hessens, Bayerns und Niedersachsens kooperiert. Die Kommunalarchive in diesen Bundesländern können die gemeinsam betriebenen digitalen Magazine beitragspflichtig nutzen und ihr digitales Archivgut dort einlagern. Damit ersparen sie hohe Kosten für die Sicherung und den Erhalt des digitalen Kulturerbes.

Bevor das Stadtarchiv Frankfurt (Oder) das näher rückende Angebot der Landesarchivverwaltung annehmen kann, werden 2020 weitere Verbundlösungen wie „DiPS.kommunal“ der nordrhein-westfälischen Kommunalarchive oder die kommerzielle Lösung „KOALA“ der bayerischen Kommunalarchive einschließlich einer Kostenkalkulation geprüft.

Die Landesfachstelle stellt Informationsmaterial zu den Magazinverbünden, zur Anbietungspflicht von digitalen Unterlagen sowie zu den rechtlichen Rahmenbedingungen als Download bereit:

https://www.fh-potsdam.de/